SISTEMAS ESTRATEGICOS Y DE APOYO A LAS DECISIONES
SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES
(DSS Decision Support System)
Este sistema ayuda a los gerentes y a las organizaciones a tomar decisiones combinando datos, modelos analíticos, herramientas sofisticadas y software amigable con el usuario en sistemas poderosos únicos que pueden apoyar la toma semiestructurada o no estructurada.
El concepto de sistema de soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decision Support System) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la extensa gama de ámbitos en los cuales se toman. Estos sistemas de apoyo son del tipo OLAP o de minería de datos, que proporcionan información y soporte para tomar una decisión.
Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisión significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisión implica el apoyo a la estimación, la evaluación y/o la comparación de alternativas. En la práctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informáticas que realizan una función de apoyo.
Objetivos del DSS
Peter G. W. Keen (1978), asociado con Scout Morton, definieron 3 objetivos que debe alcanzar un DSS:
1) Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para tratar de resolver problemas semiestructurados.
2) Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo.
3) Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que su eficiencia.
Estos tres objetivos tienen una correlación con los siguientes tres principios:
· Estructura del problema: Es difícil encontrar problemas que sean totalmente estructurados o totalmente carentes de estructura; casi todos son semiestructurados. Esto implica que el DSS está dirigido al área en la que se encuentra la mayor parte del problema.
Estructura del problema
· Apoyo a decisiones: El DSS no pretende suplantar al gerente. La computadora puede aplicarse a la porción estructurada del problema, pero el gerente es responsable de la parte no estructurada: aplicar su juicio o intuición y realizar el análisis. El gerente y la computadora trabajan juntos para resolver problemas que pertenecen a la amplia área semiestructurada.
· Eficacia de las decisiones: El objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo más eficiente que sea posible. El tiempo del gerente es valioso y no debe desperdiciarse, pero el principal beneficio de usar un DSS es tomar mejores decisiones. Al tomar una decisión, el gerente no siempre trata de encontrar la mejor. Algunos modelos matemáticos pueden encargarse de eso. Sin embargo, en la mayor parte de los casos es el gerente el que debe decidir cual alternativa es mejor. Es muy posible que el gerente pueda dedicar un poco más de tiempo a afinar la solución de modo que se acerque a la óptima, pero podría ser que el aumento en la precisión no justifique la inversión adicional de tiempo y esfuerzo. El gerente usa su juicio para determinar si una decisión contribuye a resolver un problema.
Características de DSS
1. Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales.
2. No requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos. Por tanto, para examinar la información disponible o crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informática.
3. Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.
4. Integración entre todos los sistemas de la compañía. El proceso de ETL previo a la implantación de un Sistema de Soporte a la decisión garantiza la calidad y la integración de los datos entre las diferentes unidades de la empresa.
5. Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.
6. Disponibilidad de información histórica. En estos sistemas está a la orden del día comparar los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio.
Uso de un Sistema de Apoyo de Decisiones
En el uso del sistema de apoyo de decisiones interviene un proceso iterativo. Podemos considerar cinco etapas.
1.- Se examina el problema y se elabora una formulación que permita el estudio del problema.
2.- Se identifican los parámetros y las variables pertinentes, para que el usuario comprenda la situación.
3.- Se construye el modelo interrelacionando los parámetros y las variables de la manera establecida por el usuario. Aun cuando el usuario puede entender claramente de qué manera los factores se encuentran relacionados unos con otros, en mucho caso parte del problema original puede estar en la falta de dicho conocimiento. Por lo tanto, el modelo puede ser únicamente una idea que necesite ser probada por medio de un proceso.
4.- Proporcionar datos para las variables y llevar a efecto los procesos y los cálculos para poder determinar los resultados. Dependiendo de la aplicación, las variables de prueba pueden ser utilidades y pérdidas, volúmenes de ventas, tasa de interés, entre otras.
5.- Por último, en un DSS es muy importante la utilización de la etapa de afinación del problema. Los usuarios identifican datos adicionales o diferentes que se deberán considerar. O eliminan ciertas variables y agregan otras.
El proceso iterativo se puede repetir un gran número de veces hasta que los usuarios sientan que los usuarios sientan que comprenden la situación lo mejor posible.
Modelo DSS (Sistema de Apoyo a las Decisiones)
El modelo DSS respalda la toma de decisiones mediante la generación y evaluación de datos proporcionados por los usuarios de la compañía.
Los usuarios del DSS pueden utilizar la base de datos para decidir posibles situaciones presentadas en la organización.
Este modelo trabaja con tres subsistemas de software que utilizan el contenido de la base de datos.
El software para redacción de informes: origina informes periódicos y especiales; los informes periódicos se realizan de acuerdo a una fecha fija, este produce un lenguaje de procesamiento de datos llamados COBOL (Lenguaje Común Orientado a Negocios) o PL/I (Lenguaje de Programación 1). Los informes especiales son la respuesta a las necesidades de información no anticipadas, a forma de consultas hechas por los usuarios de la base de datos, manejando un lenguaje de cuarta generación.
Los modelos matemáticos: origina información como resultado de simulaciones en las que intervienen uno o más componentes del sistema físico de la compañía. Los modelos matemáticos se encuentran en diversos lenguajes de procesamiento para facilitar la tarea y dar pie a un mejor resultado.
El Groupware: confiere a varios usuarios encargados de la resolución de problemas, para así encontrar las soluciones. En esta situación específica se usa el término “sistema de apoyo a decisiones de grupo (GDSS)”, quienes resuelven los problemas representan un equipo de proyecto, los miembros de este grupo se comunican entre sí, tanto directamente como por medio del groupware.
El software para redacción de informes y los modelos matemáticos es considerado de mucha importación en la aplicación de un DSS; aprovecharse para recaudar información clave del proceso; hay que recordar que este modelo no soluciona los problemas, sino que es una ayuda al proceso de toma de decisiones.
Modelo DSS
Tipos de Sistemas de Soporte a Decisiones
* Sistemas de información gerencial (MIS)
Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems), tambien llamados Sistemas de Información Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales, encontrándose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicación CRM/ERP implantada en la misma compañía.
* Sistemas de información ejecutiva (EIS)
Los sistemas de información ejecutiva (EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que más se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.
* Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE)
Los sistemas expertos, también llamados sistemas basados en conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema concreto. Este concepto está muy relacionado con el datamining.
* Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS)
Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es "un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido". El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.
Ejemplo sistema de soporte
Arquitecturas
Una vez más, diferentes autores identifican diferentes componentes para un DSS. Sprague y Carlson identifican tres componentes básicos que son explicados con más detalles por Haag y otros:
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El sistema de gestión de base de datos.- Almacena información de diversos orígenes, puede proceder de los repositorios de datos de una organización tradicional, de fuentes externas (como Internet), o del personal (de ideas y experiencias de los usuarios individuales).
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El sistema gestor de modelos.- Se ocupa de las representaciones de los acontecimientos, hechos o situaciones utilizando varios tipos de modelos (dos ejemplos serían modelos de optimización y modelos de búsqueda-objetivo).
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El sistema gestor y generador de diálogos.- Se trata de la interfaz de usuario; es, por supuesto, el componente que permite a un usuario interactuar con el sistema.
Según Power un DSS tiene cuatro componentes fundamentales:
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La base de datos.
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Las herramientas analíticas y de modelado.
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La red y arquitectura del DSS.
Hättenschwiler identifica cinco componentes en un DSS:
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Usuarios.- Con diferentes roles o funciones en el proceso de toma de decisiones (tomador de decisiones, asesores, expertos del dominio, expertos del sistema, recolectores de datos).
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Contexto de decisión.- Debe ser específico y definible.
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Sistema de destino.- Éste describe la mayoría de las preferencias.
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Bases de conocimiento.- Compuestas de fuentes de datos externas, bases de datos de conocimiento, bases de datos de trabajo, almacenes de datos y meta-bases de datos, modelos matemáticos y métodos, procedimientos, inferencia y los motores de búsqueda, programas administrativos, y los sistemas de informes.
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Entorno de trabajo.- Para la preparación, análisis y documentación de decisión alternativas.
Arakas propone una arquitectura generalizada compuesta de de cinco partes distintas:
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El sistema gestor de datos.
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El sistema gestor de modelos.
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El motor de conocimiento.
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La interfaz de usuario.
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Los usuarios.
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